Als Erstes muß ein Projekt angelegt werden. Hier wird zunächst das Dateiformat bestimmt, denn das Übersetzungstool ist durch die Vielzahl von Filtern in der Lage, mit Word, RTF, Powerpoint, FrameMaker, QuarkXPress, Interleaf, IBM TM, RC, C/C++, HTML und Nur-Text-Dateien zu arbeiten.
Als zweiter Schritt sind die Eigenschaften des Projekts festzulegen, d.h. Thema, Kunde, Fachgebiet, Sprachkombination etc. Für die ausgewählte Sprachkombination, z.B. Übersetzungsrichtung Englisch -> Deutsch, müssen entsprechende Datenbanken angegeben oder neu angelegt werden. Hier bietet das System eine sehr praktische Funktion an, die es ermöglicht, die Sprachrichtung einer Datenbank vom Maintenance Programm umkehren zu lassen.
Im dritten Schritt wird der zu übersetzende Text, der Quelltext, in das Translation Memory importiert. Je nach Format können bestimmte Elemente wahlweise auch unterdrückt und vom Import und der Übersetzung ausgenommen werden. Nun vergleicht das System den importierten Text mit dem Übersetzungsarchiv, das zu Beginn der Arbeit mit dem TM angelegt wird und mit jedem Übersetzungsprojekt wächst. Die Effektivität des TM steigert sich also um so mehr, je länger es im Einsatz ist. Durch den sogenannten Alignment-Prozeß läßt sich der Import bereits vorhandener Übersetzungen durchführen und somit die Brauchbarkeit des Translation Memories schnell und leicht verbessern. Von Alignment spricht man, weil Ausgangs- und Zielsprache in zwei nebeneinander liegenden Fenstern aneinander ausgerichtet werden müssen, so daß dem ausgangssprachlichen Satz oder Segment das korrekte zielsprachliche Segment zugeordnet ist.
Nachdem der Quelltext nun importiert ist und die notwendigen Einstellungen durchgeführt wurden, beginnt die eigentliche Arbeit des Systems. Es führt eine Vorübersetzung (Pretranslation) durch, indem es den zu übersetzenden Text prüft und hinsichtlich jedes einzelnen darin enthaltenen Satzes die Memory-Datenbank nach früher übersetzten Sätzen mit ähnlichem Wortlaut durchsucht. Déjà Vu nimmt den Satz mit der höchsten Ähnlichkeit und fügt ihn an der entsprechenden Stelle der Übersetzung ein. Außerdem unterlegt es alle Wörter des Quelltextes farbig, deren Entsprechung es im Übersetzungsarchiv gefunden hat. 100%ige Treffer (Full Matches) werden grün, alle Fuzzy Matches in der Farbe Magenta unterlegt. Außerdem werden die Fuzzy Matches noch mit einer Prozentzahl versehen, die den Grad der Übereinstimmung zwischen dem Wort aus dem Quelltext und der Datenbank angibt. Eine Mindestprozentzahl kann vom Benutzer von vorne herein festgelegt werden, so daß beispielsweise nur Treffer mit mindestens 75% Übereinstimmung ausgegeben werden.
Des weiteren gibt es noch blau markierte Treffer, die Assembled Matches und Multiple Exact Matches, also Treffer, für die mehr als nur ein Äquivalent in der Zielsprache vorliegt, die in dunkelgrün hervorgehoben werden. Déjà Vu ist im übrigen das derzeit einzige System, das diese "Multi-Match-Technology" anbietet.
Nach der Vorübersetzung hat der Benutzer verschiedene Möglichkeiten mit dem Übersetzungsprozeß fortzufahren. Er kann beispielsweise alle Wörter, die nicht farbig unterlegt sind, selbst übersetzen und per Hand eingeben oder mit einer der vielen Funktionen fortfahren, die Déjà Vu dem Übersetzer zur Verfügung stellt. Im folgenden Abschnitt wird eine kleine Auswahl an Features vorgestellt.